Zgodnie z art. 772 kodeksu pracy
– §1 każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy odpowiadającym wymaganiom określonym w § 3, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.
– §11 każdy pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy odpowiadającym wymaganiom określonym w § 3, może ustalić warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania.
– §12 każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy odpowiadającym wymaganiom określonym w § 3, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie.
W związku z powyższym każdy pracodawca musi regulować warunki wynagradzania pracowników w taki sposób, aby można było jasno określić wynagrodzenia dla poszczególnych pracowników. Dodatkowo w regulaminie wynagradzania mogą być przewidziane również inne świadczenia związane z pracą, np. nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne czy rentowe.
Wyszczególnione powyżej sposoby nabycia przez pracowników prawa do nagrody jubileuszowej nie nakładają na pracodawcy obowiązku przyznania takiej nagrody. Stanowi to wyłącznie jego dobrą wolę. Występują jednak przepisy szczególne, które określają grupy zawodowe uprawnione do gratyfikacji nagrody jubileuszowej z mocy prawa. Do tych grup zawodowych zaliczamy:
– górników – zasady wypłacania nagród jubileuszowych dla tej grupy pracowników zostały zamieszczone w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1981 roku w sprawie szczególnych przywilejów dla pracowników górnictwa w tzw. karcie górnika. §10 rozporządzenia określa nagrody jubileuszowe dla górników wynoszące od 75% wynagrodzenia (za 15 letni staż pracy) do 400% wynagrodzenia (za 50 letni staż pracy) oraz honorowe odznaki jubileuszowe;
– pracowników instytucji kultury – zasady wypłacania nagród jubileuszowych zostały zamieszczone w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 października 2015 roku w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury. Natomiast szczegółowe zasady dotyczące wysokości nagród zostały ujednolicone w ustawie z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Według tej ustawy w przypadku pracy w balecie nagrody wahają się w granicach od 100% miesięcznego wynagrodzenia (10 lat pracy) do 200% (20 lat pracy). W przypadku solistów, muzyków grających na instrumentach dętych oraz artysty chóru nagroda jubileuszowa wynosi od 100% miesięcznego wynagrodzenia (15 lat pracy) do 200% (25 lat pracy). Pozostałe osoby pracujące w instytucjach kultury otrzymują gratyfikacje w postaci nagrody wynoszącej od 75% miesięcznego wynagrodzenia (20 lat pracy) do 300% (40 lat pracy);
– urzędników państwowych – wysokość nagrody jubileuszowej wynosi od 75% miesięcznego wynagrodzenia (20 lat stażu) do 400% (45 lat stażu), a szczegółowe zasady wypłacania nagród określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2017 roku w sprawie stanowisk i szczegółowych zasad wynagradzania urzędników i innych pracowników sądów i prokuratury oraz odbywania stażu urzędniczego;
– pracowników uczelni publicznych – zasady oraz wysokość nagrody jubileuszowej reguluje ustawa z dnia 27 lipca 2005 roku o szkolnictwie wyższym. Według niej omawiana grupa pracowników otrzymuje nagrodę w wysokości od 75% miesięcznego wynagrodzenia (20 lat stażu) do 400% (45 lat stażu);
– nauczycieli – ta grupa pracowników otrzymuje nagrody jubileuszowe, które określone zostały w tak zwanej Karcie Nauczyciela. Gratyfikacje wynoszą odpowiednio od 75% miesięcznego wynagrodzenia (20 lat pracy) do 250% (40 lat pracy);
– pracowników izb wytrzeźwień – zasady wypłacania nagród jubileuszowych oraz ich wysokość reguluje zarządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 lutego 1994 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w izbach wytrzeźwień. Nagrody wynoszą od 75% miesięcznego wynagrodzenia (20 lat pracy) do 300% (40 lat pracy);
– pracowników zatrudnionych w szkołach, przedszkolach itp. nie będący nauczycielami – wysokość nagrody jubileuszowej wynosi od 75% miesięcznego wynagrodzenia (20 lat pracy) do 300% (40 lat pracy). Określa to obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 marca 2017 roku;
– pracowników resortowych ośrodków szkolenia, dokształcania i doskonalenia kadr – według zarządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 26 czerwca 1995 roku, ta grupa pracowników może liczyć na nagrody jubileuszowe w wysokości od 75% do 300% miesięcznego wynagrodzenia.